Omlouváme se - nápověda k aplikaci DIGITÁLNÍ ARCHIV Zemského archivu v Opavě je ve stádiu příprav a bude brzy doplněna...
Zatím prosím využijte alespoň možnosti stručné nápovědy na stránce.
Pro úvodní seznámení s rozhraním aplikace, jejím ovládáním a základními funkcemi, Vám může pomoci následující videoukázka:
Vzhledem k poměrně složitému systému evidence archiválií každého archivu jsou i zdrojové databáze tímto způsobem hierarchicky strukturovány.
Základními stavebními kameny každého archivu jsou archivní soubory (konkrétně archivní fondy a sbírky). Pro zjednodušení jsou v aplikaci DIGITÁLNÍ ARCHIV nazývány archivními fondy. V těchto fondech jsou uloženy archiválie daného původce. Ne všechny archiválie jsou přístupné. Jejich přístupnost určuje jednak příslušná legislativa, jednak stav zpracovanosti daného fondu.
CO JSOU TO PŘÍSTUPNÉ ARCHIVÁLIE?
Archiválie jsou přístupné k nahlížení, pokud to umožňuje jejich fyzický stav a stav zpracování. Za zpracované jsou považovány archiválie opatřené alespoň prozatímním inventárním seznamem nebo manipulačním seznamem. Vyšším stupněm zpracování je inventarizace. Za inventarizované jsou považovány archiválie opatřené dílčím inventářem, inventářem, sdruženým a skupinovým inventářem (dříve vyhotovovaný typ pomůcky, nevyhotovuje se od roku 1998), katalogem, rejstříkem, tematickým katalogem, soupisem dokumentů a tematickým rejstříkem. Všechny výše vyjmenované typy inventářů, katalogů aj. se obecně nazývají archivními pomůckami. U rozsáhlejších archivních fondů je zcela běžné, že jsou zpřístupněny několika svazky, či více typy archivních pomůcek.
CO JSOU TO NEPŘÍSTUPNÉ ARCHIVÁLIE?
Archivní fondy a sbírky, k nimž nebyl vyhotoven žádný z těchto druhů archivních pomůcek, jsou chápány jako nezpracované a v obecném pohledu za nepřístupné. O jejich možném zpřístupnění k badatelským účelům rozhoduje individuálně ten archiv, kde jsou trvale uloženy.
Databáze archivních fondů a pomůcek tvoří zdroje obecnějších informací a kvůli přehlednosti nalezených výsledků jsou ve výchozím nastavení DIGITÁLNÍHO ARCHIVU tyto databáze ze zdrojů hledání odpojeny (možno uživatelsky připojit).
V archivních pomůckách se nacházejí detailnější informace o příslušném dokumentu (archiválii) nebo skupině dokumentů. Tyto informace definujeme jako inventární záznam (jednotku popisu). Inventární záznam v systému DIGITÁLNÍHO ARCHIVU tvoří základní popisnou jednotku. Jde o zdroj konkrétnějších informací. Na podobné úrovni jako inventární záznam (zdroj konkrétnějších informací) stojí záznamy z tzv. tematických databází. Jedná se o databáze virtuálně rozdělené dle typu archiválií, které poskytují možnost hledání detailnějších (strukturovanějších) informací o archiváliích napříč archivními fondy a pomůckami. Jedná se o tzv. “živé” databáze, které se neustále doplňují a aktualizují.
VZTAHY MEZI INVENTÁRNÍMI ZÁZNAMY Z POMŮCEK A ZÁZNAMY Z TEMATICKÝCH DATABÁZÍ
Záznam tematické databáze může buďto rozšiřovat informace příslušného inventárního záznamu nebo naopak „zviditelnit“ informace o archiválii, která doposud není zpracována v žádné archivní pomůcce. Například inventární záznam o listině s pečetí poskytuje základní informace (popis, dataci), příslušný záznam z tematické databáze Listiny tyto informace dále prohlubuje spolu se záznamem z databáze Pečetě. V ideálním případě je to doplněno připojenými digitálními reprodukcemi listiny i pečetě. Druhým příkladem je obecní kronika, která není z určitých důvodů zpracována v příslušné pomůcce (není o ní veden žádný inventární záznam), je však popsána v tematické databázi Kroniky. Badatel tak získá informace, které by z pomůcky nezískal. Opět ideálně s připojenou reprodukcí kroniky.
Tematická databáze Knihovna je ze zdrojů hledání, ve výchozím stavu, odpojena (možno uživatelsky připojit), neboť neeviduje archiválie.
Schéma datové struktury DIGITÁLNÍHO ARCHIVU:
